arrow-left arrow-right cancel email phone-call placeholder search success

Создание единой системы казначейства, управления денежными потоками, лимитами и договорами с помощью «1С:Документооборот» в группе компаний «Воронеж-Аква»

Задача для
экспертов

В Группе существовало централизованное казначейство на уровне подачи и согласования заявок в АС на базе «1С: Документооборот КОРП», формирования реестра в виде отчета и передачи его на исполнение в казначейства дочерних обществ.
Функция распределения платежей по расчетным счетам отсутствовала, контроль лимитов осуществлялся визуально по данным о лимитах обязательств, внесенных в «1С: Документооборот» вручную по данным, которые финансовые контролеры вели в формах Excel. Платежный календарь отсутствовал.
Отсутствие данных в едином информационном пространстве приводило к значительным трудностям при формировании ежедневных реестров платежей, необходимости выполнения большого количества неавтоматизированных операций.
В связи с этим руководством группы было принято решение о доавтоматизации процессов казначейства компаний группы в рамках проекта унификации регламентированного учета и автоматизации процессов проектной деятельности, управленческого учета и бюджетирования.
Цели проекта:

  • повысить финансовую дисциплину;
  • получить возможность определения существующих финансовых рисков, планировать расходы и поступления денежных средств, с возможностью отслеживания кассовых разрывов;
  • разработать и внедрить единую методологию централизованного казначейства в группе;
  • увеличить качество и скорость принятия решений в области управления денежными потоками группы;
  • создать единое корпоративное информационное пространство («1 °C:ERP+PM» и «1С: ДО») для работы всех обществ группы;
  • сократить временные издержки на поиск, согласование и обработку документов.

Задачи проекта:
  • объединить весь контур финансового планирования и казначейского исполнения в единое информационное пространство;
  • унифицировать и автоматизировать схемы документооборота по учёту договоров и процессы казначейства;
  • реализовать интеграцию учётной системы с системой документооборота.

Поиски решения и проделанная работа

«Корпоративная информационная система (КИС) регламентированного учёта построена на основе отраслевого прикладного решения „1С: Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2“.
В КИС настроен регламентированный и управленческий учет. Автоматизирован учет проектных трудозатрат: от ввода данных табельного учета в систему документооборота Компании „1С: Документооборот 8. КОРП“ до отражения в бухгалтерском и управленческом учёте сумм начисленной заработной платы, взносов, оценочных обязательств, резервов в ПП „1С: Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2“.
Все базы данных расположены на едином сервере. Пользователи получают доступ к ним через терминальный сервер, используя RDP.
Активных пользователей — более 80.
В рамках проекта реализовано централизованное казначейство, контроль лимитов на уровне обязательств, управление договорами контрагентов и заявками на расходование денежных средств с использованием бесшовной интеграции ПП „1С: Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2“ с „1С: Документооборот 8 КОРП“.
Первой особенностью данного проекта является реализация двухуровневой функции контроля лимитов возникновения обязательств проекта, с детализацией до проектных задач.
Первый уровень контроля реализуется в момент заключения договоров с поставщиками и подрядчиками, второй — в момент оформления документов оплаты и начислений по договору. По проектам может быть установлен различный уровень жесткости контроля: Отключено, Предупреждение или Отказ.
На этапе утверждения бюджета проекта финансовый контролер проекта вводит лимиты возникновения обязательств в разрезе проектных задач.
На этапе создания договора инициатор вводит распределение суммы договора по проектам в разрезе проектных задач.
На этапе согласования договора финансовый контролер распределяет сумму договора в разрезе проектных задач по остаткам бюджета возникновения обязательств проекта. В случае отклонений возможна корректировка бюджетов путем перераспределения лимитов внутри проекта или корректировка бюджета проекта в целом.
При согласовании оплат (Заявка на расходование денежных средств) или проведении первичных документов (Поступления товаров и услуг, Приобретение услуг и прочих активов) осуществляется контроль исполнения обязательств по договору. Контроль исполнения обязательств по договору производится автоматически с учетом аналитики указанной инициатором, со стороны рабочей группы проекта.
Второй важной особенностью является добавление в типовой процесс прохождения платежей дополнительного этапа утверждения заявок на оплату, с возможностью частичного утверждения. Так, после заведения заявки на расходование ДС инициатором, производится ее согласование в „1С: Документооборот“. Согласованные заявки попадают в Реестр платежей (новый документ КИС). В реестре платежей исполнительный директор путем анализа остатков на расчетных счетах и с учетом срочности платежей производит утверждение заявки на требуемую сумму. В платежном календаре Казначей работает с остатками утвержденных сумм по заявкам на расходование ДС, распределяя заявки по расчетным счетам Общества.
В отчетах по исполнению платежей в разрезе Заявок отображаются Сумма заявки, Сумма утвержденная к оплате и Сумма проведенная банком, что позволяет дополнительно контролировать статус оплаты по согласованным суммам.
Точкой ввода передаваемых на согласование Договоров и Заявок является КИС „1С: Предприятие 8. ERP+PM Управление проектной организацией 2“, согласование и хранение файлов документов происходит в „1С: Документооборот 8. КОРП“. Системы интегрированы между собой с помощью механизмов „бесшовной интеграции“. Возможен переход их системы в систему по навигационным ссылкам.»

Достигнутые результаты

Создание единой информационной системы регламентированного учета и централизованного казначейства в группе компаний Воронеж-Аква позволило:

  • полноценно заменить разрозненные учетные ИТ-системы;
  • унифицировать учет в группе, получить единую управляемую систему казначейства и сквозную аналитику;
  • сместить точки контроля на момент возникновения обязательств;
  • подготовить ИТ-среду к последующей автоматизации функций бюджетирования и управления предприятием на основе формируемой управленческой отчетности.

Произошли значительные изменения учётного процесса, позволившие всем пользователям работать более эффективно. Проведена унификация способов и методов бухгалтерского и налогового учёта на всех предприятиях группы, в методологию бухгалтерского и управленческого учёта внесены корректировки, основанные на использовании новых возможностей, которые предоставила КИС. Функции Казначейства по согласованию платежей, формированию и исполнению реестров сокращены по времени более чем на 30%.

Эксперты, работавшие над проектом